Verbindlichkeit durch Führung

Wie wirkungsvoll und verbindlich Delegieren funktioniert

Delegieren ist ein Basisinstrument der Führung. Gekonnt gemacht, schafft Delegieren Verbindlichkeit für die Aufgabe zwischen Mitarbeiter und Führungskraft. Das Ziel dabei ist es, die Aufgabe mit der damit verbundenen Verantwortung an den Mitarbeiter zu übertragen. Der Nutzen ist es, dass mit der Verantwortung auch die damit verbundenen Gestaltungsfreiräume und Entscheidungskompetenzen an den Mitarbeiter übertragen werden. Der Mitarbeiter kann eigenständig und selbstbestimmt arbeiten, und erntet die Erfolgserlebnisse seiner Wirksamkeit. Zu den Aufgaben der Führungskraft gehört, neben der Formulierung des Delegationsauftrages mit Zielvereinbarung, die Fortschritts- und Erfolgskontrolle und die benötige Unterstützung. Damit Delegieren wirkungsvoll und verbindlich funktioniert, gibt es zwei Stellschrauben, wo man als Führungskraft ansetzen kann. Einerseits bei der Formulierung des Delegationsauftrages, sprich im Delegations-Gespräch, und anderseits bei der darauffolgenden Fortschritt- und Erfolgskontrolle.

Anbei die 5 Schritte für Management by Delegation, um gekonnt wirkungsvoll, zielorientiert und verbindlich zu delegieren:

1. Die Hindernisse bewusst erkennen und überwinden

Das Haupthindernis beim Delegieren ist es, dass man als Führungskraft nicht delegiert, weil man meint: „Ich will auf Nummer sicher gehen, somit mache ich es selbst“ oder „Ich kann das schneller und besser“ oder „Meine Mitarbeiter haben nicht das nötige Wissen“ usw. Die Liste der Gründe um nicht zu delegieren ist lang. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, welche Erklärung man sich zugelegt hat, um nicht zu delegieren, und diese dann zu analysieren und zu hinterfragen. Die Wahrheit ist, die Mitarbeiter können es lernen, sie können es mit der Zeit genauso gut und schnell erledigen, wenn sie die nötige Routine und Erfahrung haben. Der Anfang und die Ersterklärung der Aufgabe ist sicherlich aufwendiger, aber mittelfristig lohnt es sich mehr, denn die Mitarbeiter erweitern mit jeder Aufgabe ihre Kompetenzen.

2. Delegieren beginnt mit zielgerichteten Fragen

Die Antworten der Führungskraft auf die folgenden W-Fragen unterstützen ein zielorientiertes und verbindliches Delegieren:
bringt Klarheit, was herauskommen soll: Was ist zu tun? Was ist das Ziel? Welches Ergebnis bzw. Qualität soll dabei herauskommen? Was sind die Erfolgskriterien?
bringt Wertschätzung der Kompetenz des Mitarbeiters: Wer soll es tun? Warum ist der Mitarbeiter genau der richtige, besonders kompetent und geeignet für diese Aufgabe?
bringt Motivation und Attraktivität für die Aufgabe: Wozu oder wofür soll es getan werden? Was ist der Nutzen der Aufgabe? Warum ist die Aufgabe wertvoll und wichtig?
bringt einen klaren Zukunftshorizont und klar abgesteckte Termine: Wann oder bis wann soll es fertig sein? Wie ist die Priorität im Vergleich zu anderen Aufgaben? Welche Zwischentermine sind einzuhalten?
bringt Nachhaltigkeit und Erfolgskontrolle: Wie oder wie oft soll eine Rückmeldung über den Fortschritt oder die Zwischenergebnisse berichtet werden? Wie und wann soll eine Rückmeldung des Mitarbeiters erfolgen?
bringt Sicherheit für den Mitarbeiter: Was braucht der Mitarbeiter für die Durchführung? Sind die nötigen Hilfsmittel und Kompetenzen vorhanden? Wer oder was kann dabei helfen? Welche Unterstützung benötigt der Mitarbeiter von der Führungskraft?

3. Die gute Vorbereitung der Führungskraft

Die gute Vorbereitung der Führungskraft ist bereits die halbe Miete für ein verbindliches Delegieren und umfasst zwei wichtige Schritte. Erstens die Planung des Delegationsauftrages. Dies erfolgt durch die Beantwortung der W-Fragen durch die Führungskraft. Je besser und klarer die Antworten der Führungskraft auf die W-Fragen sind, umso leichter ist es, dem Mitarbeiter fokussiert und verständlich seine Aufgabe(n) darzustellen. Die Antworten auf die W-Fragen sichern es ab, dass man als Führungskraft selbst Klarheit hat, und somit zielorientiert und verbindlich delegieren kann. Die Voraussetzung für eine verbindliche und wirkungsvolle Delegation ist ein face-to-face Gespräch. Somit der zweite Schritt der guten Vorbereitung ist die Vereinbarung eines Gesprächstermins mit dem Mitarbeiter.

4. Das Gespräch in Dialog positiv gestalten

Das verbindliche Delegieren findet in einem Gespräch in Dialogform statt. Dabei ist wertvoll, das Gespräch mit einer positiven Einleitung, wie small-talk zu beginnen, und mit einem positiven Abschluss durch Zusprechen der Zuversicht und Vertrauen für den Mitarbeiter zu beenden. Verbindliches und erfolgreiches Delegieren im Gespräch funktioniert durch folgende Vorgehensweise:
1. Den Delegationsauftrag mit Ziel und Ergebnis klar formulieren. Dabei ein gemeinsames Verständnis für das Ziel und das Ergebnis herstellen. Gelegenheit für offene Frage geben.
2. Die Motivation und das Interesse des Mitarbeiters durch Argumentation für Nutzen, Bedeutung, Sinn und Zweck der Aufgabe wecken.
3. Die Sicht des Mitarbeiters betrachten. Die Zustimmung einholen. Dabei auf Bedenken, Einwände und Unsicherheiten konstruktiv eingehen.
4. Die Gestaltungsfreiräume des Mitarbeiters offenlegen. Die Entscheidungskompetenz übertragen. Sich über mögliche Lösungswege austauschen.
5. Die Rückmeldung über Fortschritte festlegen und vereinbaren. Zwischenergebnisse, Rückmeldung bei Meilensteinen, Termin für Status- oder Zwischengespräche abstimmen.
6. Das Gespräch mit den getroffenen Vereinbarungen zum Schluss zusammenfassen. Gesprächsergebnisse und Vereinbarungen zusammenfassend darstellen. Mut, Zutrauen und Vertrauen für das Gelingen aussprechen.

5. Nachhaltigkeit fürs Delegieren sicherstellen

Nachhaltigkeit für verbindliches Delegieren gelingt durch Fortschritt- und Erfolgskontrolle der Führungskraft. Nach dem Delegationsgespräch können noch offen gebliebene Punkte und Themen nachbearbeitet oder nachgeliefert werden. Eine schriftliche Zusammenfassung der Vereinbarungen aus dem Gespräch per Mail zu versenden, unterstützt die Gesprächsergebnisse und Vereinbarungen zu untermauern und zu festigen. Für die Fortschrittkontrolle ist es nützlich, die Termine und Zwischentermine in das eigene Zeitplansystem und die Aufgaben-Tracking-Liste einzutragen. Technische Hilfsmittel wie Erinnerungen zu setzen hilft, die Aufgabe nicht aus den Augen zu verlieren.

Management by Delegation ist ein wertvolles Instrument der wirkungsvollen Führung. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es für das erfolgreiche Delegieren förderlich ist, klare Ziele und Ergebnisse zu vereinbaren, Mut für das Loslassen der Aufgabe zu haben, Verantwortung abzugeben und dem Mitarbeiter das Gelingen zuzutrauen, Gestaltungsräume für Selbstbestimmung zu gewähren, eine Fehlertoleranz zu haben und damit Chancen für Lernpotenziale zu bieten. Abschließend der Impuls von Theodore Roosevelt zum Thema Delegieren: „Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen“.

Ich hoffe sehr, dieser Artikel hat dich inspiriert und angeregt, dich freudvoll ans Delegieren zu machen und dabei die Früchte der Verbindlichkeit zu ernten.

Von Herzen gegrüßt
Deine Edith

	Edith Dusch Meine Intention ist es, andere Menschen für ihr persönliches Wachstum zu begeistern und sie darin zu unterstützen. Mein Wirken soll einen Raum öffnen, wo jeder zur Entfaltung und zum Aufblühen inspiriert wird. Es ist mein größter Wunsch, dass alle Menschen in eine positive Energie und in eine erfüllende Beziehung zu sich selbst und zu anderen Menschen kommen. Ich bin Unternehmensberaterin, Trainerin, Erfolgscoach und Autorin für persönliche Entwicklung, für Leadership, für Lebenskraft und für den individuellen Erfolgsweg.
	Tipp Um dieses Thema zu vertiefen, freue mich auf deine Kontaktaufnahme für ein persönliches Coachinggespräch, weiters findest du Möglichkeiten der persönlichen Weiterbildung unter meinem Link Termine

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